Client Onboarding Portal
Un portal interno para ordenar el alta de clientes en un estudio de urbanismo y espacio público.
Qué había antes y por qué se armó
El estudio venía trabajando con municipios y cooperativas barriales en proyectos de puesta en valor de parques y centros comerciales a cielo abierto. Cada nuevo cliente llegaba por vías distintas: un mail suelto, un llamado del área de Espacios Públicos, una reunión en la feria de diseño. Los datos del predio, los planos preliminares y los contactos del municipio quedaban repartidos entre carpetas, notas de voz y planillas que nadie terminaba de completar.
La tarea no era digitalizar todo, sino fijar un punto de entrada único. Un formulario extenso, con campos obligatorios por etapa: ubicación del predio, cantidad de frentes comerciales, tipo de arbolado existente y responsable técnico del municipio. Antes de eso, un paso corto de registro con datos de contacto y una descripción libre del pedido.
El portal se construyó sobre una herramienta interna que el equipo ya usaba para seguir obras. No se sumó software nuevo. Se reordenaron los campos, se agregaron validaciones y se dejó un panel simple donde cada proyecto aparece con su estado: recibido, en revisión, con observaciones, aprobado para relevamiento.
Cómo quedó y qué cambió en el día a día
Lo primero que notó el equipo fue la caída de los mails de ida y vuelta pidiendo datos faltantes. El formulario no deja avanzar sin la información mínima, así que el primer contacto con el municipio ya llega completo. Los relevamientos en terreno se planifican con menos viajes en falso y las reuniones con las áreas de Espacios Públicos arrancan con un documento común sobre la mesa.
Quedan cosas por ajustar. La carga de planos sigue siendo manual y algunos municipios chicos no tienen personal para completar el formulario solos. Para esos casos se mantiene una vía asistida por teléfono, con la misma estructura de campos pero cargada desde adentro del estudio.
El portal no resuelve el proyecto, pero ordena el arranque. Eso ya es bastante cuando hay que coordinar permisos, ferias y obras en una misma cuadra.
Ver otros casos en proyectos o escribir a contacto para coordinar una primera reunión.
